Notulen ledenvergadering 25 augustus 2002

Aanstaande zondag 25 mei vind tijdens het voorjaarsweekend de ledenvergadering plaats. Hierbij ter voorbereiding de (concept) notulen van de laatste ledenvergadering. De notulen van de ledenvergadering vind je standaard op het ledendeel van de website onder verenigingsnieuws.

**************************************

Notulen ledenvergadering 25 augustus 2002
Notulist: Bernadette
Aanwezig: 68 bezoekers incl. een aantal niet- leden
Afwezig MK: Bernadette, Erik (aankomend), John, Marco en Perry
Plaats: Harskamperdennen

1. Opening en mededelingen
- Marco opent de vergadering en stelt de bestuursleden voor aan de leden
- Mededeling: Er zijn 68 bezoekers naar het weekend gekomen, opnieuw een recordaantal! Wellicht ook vanwege de doordachte PR.

2. Notulen ledenvergadering 26 mei 2002
- Oude voorraad tijdschriften: deze gaan gedeeltelijk naar Theo Jorna, we krijgen er nieuwe voor terug
- Kascommissie: Henk Paul van de Veer zit niet meer in de kascommissie

3. Financiële Begroting 2003
- Perry presenteert de begroting voor 2003
- De kosten van het tijdschrift zijn omhoog gegaan, die gaan echter niet gelijk op met de contributie. Voor 2002 is de contributie met de invoering van de euro zelfs verlaagd, met het grote aantal leden is dat een fors bedrag. Met een contributie van 15 euro per jaar zullen we in 2003 bij een stijging van 3,7 % van het aantal leden een neutraal financieel resultaat beogen.
- Het voorstel om de contributie m.i.v. 2003 te verhogen naar 15 euro wordt unaniem aangenomen.

4. Nieuw bestuurslid internet
Jan de Boer is als bestuurslid opgestapt. Erik Goedhart wordt voorgedragen als nieuw bestuurslid internet en door de vergadering benoemd. Erik is aanspreekpunt voor alle internetzaken en wordt ondersteund door de 2 webmasters Arjen en Jarno.

5. Activiteitencommissie
- De commissie bestaat inmiddels uit 9 leden waarvan nu nog 3 bestuursleden (Marco, John en Dennis). Wanneer de commissie op volle sterkte draait zal Dennis zich terugtrekken.
- De commissie heeft een voorzitter en een aantal vaste leden. Voor incidentele activiteiten worden deze leden door de voorzitter benaderd per email of telefoon. Wil je meedoen dan geef je je op dat moment op.
- De commissie is een platform voor alle mogelijke activiteiten binnen de vereniging. Ideeën komen binnen bij de cie. , vervolgens wordt in overleg een coördinator gekozen voor een bepaalde activiteit die dan met een aantal leden aan de slag gaat. Valt de coördinator uit dan neemt de voorzitter het over zodat de activiteit alsnog door kan gaan. De taken van een coördinator kunnen steeds wisselend zijn.
- Voor elke activiteit wordt een draaiboek gemaakt en opgeslagen.
- Marco doet een oproep aan de leden zich te melden als je mee wilt helpen. Cok Oostveen stelt zich beschikbaar als kok om tijdens de weekenden de maaltijd te bereiden indien de
accommodatie dat mogelijk maakt.

6. Communicatie
- Uitgangspunt is dat zoveel mogelijk door de leden gedaan wordt en minder door het bestuur. Echter, veel vrijwilligers maakt communicatie lastig. Zo kan het zijn dat leden zich hebben opgegeven mee te helpen maar vervolgens niets meer horen.Er wordt hard gewerkt om deze situatie te verbeteren.
- De website maakt communicatie een stuk eenvoudiger en sneller. Zo wordt de agenda inmiddels continu bijgewerkt. Elke 4-5 weken wordt een digitale nieuwsbrief uitgegeven én vóór elke activiteit. Van elke activiteit wordt tevens een verslag van ca. ½ tot ¾ A4-tje gemaakt voor de activiteitenpagina en de nieuwsbrief. Joris van de Leur zal verslag doen over dit weekend.
- Marco doet de oproep om alle activiteiten die binnen de vereniging passen door te geven. De activiteitenpagina op onze website heeft een speciaal daarvoor bestemd formulier. Lezingen, open dagen enz. in eigen omgeving, ook en met name de kleine activiteiten zijn belangrijk.
- Zaterdagochtend heeft een journalist het weekend bezocht voor een artikel in het Veluws Dagblad. Doel is niet alleen om nieuwe leden te winnen maar ook om bekendheid te geven aan De Wereldfietser.
- Opmerking vanuit de leden: html-versie op de site is soms niet leesbaar.
Hier wordt naar gekeken en indien mogelijk verholpen.


7. Internet
- Ongeveer half september wordt de website in een nieuw grafisch jasje gestoken. Jarno en Arjen werken er hard aan. Er komen meer actuele zaken op de voorpagina.
- Het forum loopt heel goed. Je kunt er alles wat met fietsreizen te maken heeft op kwijt. Er is ook een rubriek voor vraag en aanbod van fietsartikelen. Heb je nog oude tassen in de kast liggen en wil je ze kwijt? Maak gebruik van het forum!
- Vraag: hoe kom je aan het wachtwoord als je lang op reis bent?
Antwoord: je kunt het wachtwoord altijd opvragen bij post@wereldfietser.nl. Verder zal worden gekeken of hier een goedwerkende oplossing voor te vinden is.

8. Tijdschrift
- Erik Schuyt is afwezig.
- Marijke meldt dat er vooral vraag is naar reisverhalen binnen Europa. Buiten Europa mag ook. Ook wordt een bijdrage gewenst aan de rubrieken: Het Moment en
- Het volgend tijdschrift komt in oktober. De acceptgiro's voor 2003 worden hierin meegestuurd.

9. Landeninformatie en secretariaat
- Bernadette is na 10 maanden fietsen in Zuid Oost Azië weer teruggekeerd. Er zijn alweer nieuwe plannen om de landeninformatie op de website te verbeteren. Een kleine groep gaat op zeer korte termijn aan de slag om deze plannen te verwezenlijken. Nieuw wordt de directe inbreng en interactie van leden om de landeninformatie op goed peil te brengen en te houden.
- De werkzaamheden binnen de afdeling landeninformatie vergen dermate veel tijd dat Bernadette de secretarisfunctie neerlegt. Er wordt dus gezocht naar een nieuwe secretaris!! Wie o wie?
- Vraag: Hoe zit het met de contacten met buitenlandse verenigingen? Kunnen wij als vereniging bijvoorbeeld lid worden van de Engelse CTC want deze heeft bijzonder nuttige informatie?
Antwoord: Het contact met buitenlandse verenigingen blijft aandachtspunt maar is op dit moment vanwege andere activiteiten niet eerste prioriteit. Of wij lid kunnen worden van CTC wordt bekeken. Wij zouden daar dan wel iets tegenover moeten kunnen stellen.
- Vraag: Zou alle informatie ook in het Engels gepresenteerd kunnen worden. In dat geval is ze ook beschikbaar voor buitenlanders?
Antwoord: Dit heeft een aantal consequenties. Wordt meegenomen in het overleg van werkgroep cq bestuur.

10. Ledenadministratie
- Er is een overzicht gemaakt waar onze leden wonen. Opmerkelijk is dat vooral veel stedelingen lid zijn. Er is slechts één plekje op de kaart waar niemand lid is: zuidoost Limburg!

11. Komende activiteiten
- 31 augustus en 1 september: weekend fietsreparatiecursus Kielwindeweer. Deze zit al helemaal vol. Ook die van 15 en 16 september zit al vol.
- 13 t/m 15 september Fietstrektocht Limmen - Texel - Limmen. Uitgestippeld en georganiseerd door Gerard Poorthuis. Men kan zich nog aanmelden.
- 2 november: reizigersmiddag in de Kargadoor te Utrecht. Samenkomst van leden, bijkletsen over je vakantie, neem je foto's mee! Er zal weer een dialezing plaatsvinden en als je fietsspullen te koop of te ruil hebt, neem ze mee!
- Buitensportzaak De Zwerfkei in Woerden organiseert in oktober een Afrikamaand. Op 17 oktober geeft Marco Meijerink een lezing over zijn fietstocht met Lisette van Kaapstad naar Nairobi. Op 26 oktober is De Wereldfietser aanwezig met een stand, dialezing en Afrikaanse drumband. Er zijn nog mensen nodig die mee willen helpen en in Afrika hebben gefietst.

12. Wat verder nog ter tafel komt
- Is de nieuwsbrief kosteloos? Ja
- De kascontrole i.v.m. de overdracht penningmeesterschap naar Perry Senders moet nog plaatsvinden, dat zal nog in september gebeuren.

Ik vind het wat overdreven dat de notulen op internet staan. Bij de meeste verenigingen zijn notulen van ledenvergaderingen alleen voor leden beschikbaar. Deze groep is ook toegankelijk voor niet-leden, en ook zonder een account te hebben.
Wat vinden de anderen hiervan

Groeten, Leon (wel lid)

Notulen zijn openbaar. Ik heb er niet zo'n moeite mee als ook niet-leden ze kunnen bekijken.

Leon,

De notulen van de ledenvergadering staan standaard op het ledendeel van de website en dus achter het wachtwoord en alleen toegankelijk voor leden.

Helaas blijkt het ledendeel van de website een van de best bewaarde geheimen van de Wereldfietser te zijn met nog geen 3% van de maandelijkse hits. En dat is inclusief alle opvragingen uit het landeninformatiebestand!

Daarom leek het me wel een aardig idee de notulen ook op het forum te zetten, want dan is aandacht verzekerd!

Bovendien had ik zelf niet het idee dat er in de notulen informatie staat die zo vertrouwelijk is dat alleen leden die mogen bekijken. Het leek me eerder dat we niet-leden misschien meer inzicht in onze vereniging kunnen geven en ze wellicht daarmee kunnen interesseren naar het weekend te komen of toch lid te worden.

Ik ben zelf voorstander van zo veel mogelijk openheid over wat zich binnen de vereniging afspeelt, met een zekere grens natuurlijk (onze financiele toestand hoeft niet op internet maar zullen we wel toelichting op de ledenvergadering). Ik denk dat je door openheid beter laat zien waar je als vereniging voor staat en daarmee aantrekkelijker wordt voor niet-leden.

Niet te min kunnen leden hier natuurlijk heel anders over denken en bedankt dus voor deze heel aardige principiele stelling. Ik ben zeer benieuwd hoe andere forumleden (wel of geen WF lid) hier over denken.

Groeten,
Dennis

Notulen van ledenvergaderingen zijn openbaar. Ik heb er geen moeite dat niet-leden ze ook kunnen zien via deze site.
Beste discussieleden,

Ik vind het een uitstekend idee om de notulen van de ledenvergadering openbaar te maken via het Wereldfietser Forum. Ik heb de notulen met aandacht gelezen en hoop dit ook in de toekomst op deze wijze te kunnen doen. Zo krijg je als lid een beter beeld van de vereniging.

Eigenlijk zouden alle - dus ook eerdere - notulen op (het ledendeel van) de homepage kunnen staan.

Vanzelfsprekend kan het een goed idee zijn om restrictief te zijn aangaande bepaalde gevoelige onderwerpen zoals o.a. de financiële situatie van de vereniging en persoonlijke informatie over de leden.

Ik zou me ook kunnen voorstellen dat de notulen worden toegevoegd aan de tijdschriften die aan de leden worden verstuurd aangezien zeker niet de volle 100% van de leden dit Forum bezoekt.

Met vriendelijke groet,

Sebastian

Dennis de Vries schreef:{in geknipt}
1. ... Daarom leek het me wel een aardig idee de notulen ook op het forum te zetten...want dan is aandacht verzekerd!
2. onze financiele toestand hoeft niet op internet maar zullen we wel toelichting op de ledenvergadering
3.bedankt dus voor deze heel aardige principiele stelling.
Hoi Dennis,
3 reactietjes:
1. Klopt, op zich best een goed idee, ik ben al gerustgesteld dat je het al wist dat het nu voor iedereen zichtbaar is.
2. Als de financiele toestand in de ledenvergadering aan de orde komt, dan moet ook genotuleerd worden wat de strekking van het besprokene is.
3. Bedankt voor deze aardige reactie! :D
Groetjes, en misschien tot in het weekend.
Leon